Automatisierung

Im Bereich Automatisierung erstellen und verwalten Sie Regeln nach dem Prinzip Wenn → Dann. Damit lassen sich wiederkehrende Abläufe automatisieren und manuelle Schritte reduzieren.

Hinweis

Verfügbare Ereignisse und Aktionen können je nach Projektkonfiguration variieren.

Aufbau der Seite

Die Seite ist in mehrere Bereiche gegliedert:

Kopfbereich

• Neue Automatisierung: Erstellt eine neue Regel
• Suche: Durchsucht bestehende Automatisierungen

Listenansicht

In der Übersicht werden alle Automatisierungen tabellarisch dargestellt:

Spalte	Beschreibung
Name	Bezeichnung der Automatisierung
Wenn-Ereignis	Auslösendes Ereignis
Dann-Aktion	Ausgeführte Aktion

Zusätzlich stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

• Details anzeigen
• Löschen

Details

In der Detailansicht sehen Sie alle Informationen einer Automatisierung:

Feld	Beschreibung
Name	Name der Automatisierung
Wenn-Ereignis	Definiertes Auslöser-Ereignis
Dann-Aktion	Hinterlegte Aktion

Zusätzlich können Sie:

• Bearbeiten
• Schließen

Automatisierung erstellen / bearbeiten

Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Automatisierung definieren Sie:

Allgemein

Feld	Beschreibung
Name	Eindeutiger Name der Automatisierung

Wenn (Ereignis)

Feld	Beschreibung
Wenn-Ereignis	Auslösendes Ereignis der Automatisierung

Mögliche Ereignisse sind z. B.:

• Dateien hochgeladen
• Regelmäßige Ausführung
• Workflow gestartet
• Datei korrigiert
• Benutzer zum Workspace hinzugefügt
• Dateistatus geändert
• Lieferaufgabe Status geändert

Dynamische Felder:

Je nach ausgewähltem Ereignis erscheinen zusätzliche Eingabefelder. Beispiel:

• Regelmäßige Ausführung:
  • Erster Start
  • Wiederholung (Intervall)

Dann (Aktion)

Feld	Beschreibung
Dann-Aktion	Aktion, die bei Eintreten des Ereignisses ausgeführt wird

Mögliche Aktionen sind:

• Workflow starten
• Nutzer benachrichtigen
• Termin erstellen

Dynamische Felder:

Auch hier werden abhängig von der gewählten Aktion zusätzliche Felder eingeblendet.

Beispiele:

• Nutzer benachrichtigen:

  • Empfänger
  • Betreff
  • Nachricht

• Workflow starten:

  • Workflow
  • Prüfer
  • Dateien
  • Prüfer-Stufe-1
  • Prüfer-Stufe-2
  • Uploader

• Termin erstellen:

  • Name
  • Start
  • Ende

Nutzung der Seite

Funktion	Beschreibung
Automatisierung erstellen	Über Neue Automatisierung eine neue Regel anlegen
Automatisierung anzeigen	Details einer Regel öffnen
Automatisierung bearbeiten	Bestehende Regel anpassen
Automatisierung löschen	Regel entfernen
Ereignis definieren	Auslöser für die Automatisierung festlegen
Aktion definieren	Reaktion auf das Ereignis konfigurieren

Hinweise

• Automatisierungen folgen immer dem Prinzip Wenn → Dann.
• Zusätzliche Felder erscheinen dynamisch abhängig von der Auswahl.
• Nutzen Sie sprechende Namen, um Automatisierungen leichter zu verwalten.
• Testen Sie Automatisierungen, um unerwartete Abläufe zu vermeiden.