Besprechungen
Im Bereich Besprechungen erstellen und verwalten Sie Besprechungsreihen von Projekt und Bestand. Diese dienen als Grundlage für wiederkehrende Meetings inklusive Agenda, Teilnehmern und Struktur.
Die Sichtbarkeit und Bearbeitung von Besprechungen hängt von Ihrer Projektrolle ab.
Aufbau der Seite
Kopfbereich
- Neu: Erstellt eine neue Besprechungsreihe
- Filter:
- Verantwortlicher
- Teilnehmer
- Suche: Durchsucht bestehende Besprechungsreihen
Tabellenansicht
Die vorhandenen Besprechungsreihen werden in einer Tabelle dargestellt.
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Name der Besprechungsreihe |
Aktionen pro Eintrag:
- Bearbeiten
- Löschen
Detailansicht einer Besprechungsreihe
Beim Öffnen einer Besprechungsreihe stehen zwei Bereiche zur Verfügung:
Allgemein
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Bezeichnung der Besprechungsreihe |
| Beschreibung | Optionale Beschreibung |
| Ort | Ort oder Format (z. B. Online) |
| Code | Interner Code |
| Verantwortlicher | Zuständige Person |
| Startet am | Startdatum und Uhrzeit |
| Endet am | Enddatum und Uhrzeit |
| Wiederkehrend | Gibt an, ob die Besprechung regelmäßig stattfindet |
| Wiederkehrend jede | Intervall der Wiederholung |
| Wiederkehrend bis | Enddatum der Wiederholung |
Teilnehmer
- Anzeige aller zugewiesenen Teilnehmer
- Kann Teams und einzelne Mitglieder enthalten
Agenda
Anzeige der definierten Agendastruktur der Besprechungsreihe
Besprechungsreihe erstellen / bearbeiten
Beim Erstellen oder Bearbeiten stehen folgende Bereiche zur Verfügung:
Allgemein
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Name der Besprechungsreihe |
| Beschreibung | Beschreibung der Reihe |
| Ort | Ort oder Meeting-Typ |
| Code | Optionaler Identifikationscode |
| Typ | Typ der Besprechung |
| Startet am | Startdatum |
| Endet am | Enddatum |
| Wiederkehrend | Aktiviert wiederkehrende Termine |
| Verantwortlicher | Zuständige Person |
| Teilnehmer | Zugewiesene Teams oder Mitglieder |
Agenda
Im Tab Agenda definieren Sie die Struktur der Besprechungsreihe.
- Erstellung von Hauptthemen
- Jedes Thema kann Unterelemente enthalten:
- Überschrift
- Aufgabe
- Frage
- Beschluss
- Information
Die Elemente können hierarchisch aufgebaut und individuell angepasst werden.
Die definierte Agenda dient als Vorlage für alle Besprechungen dieser Reihe.
Nutzung der Besprechungen
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Besprechungsreihe erstellen | Über Neu eine neue Reihe anlegen |
| Besprechung öffnen | Klick auf den Namen |
| Bearbeiten | Bestehende Reihe anpassen |
| Löschen | Nicht mehr benötigte Reihen entfernen |
| Teilnehmer verwalten | Teams oder Mitglieder zuweisen |
| Agenda strukturieren | Themen und Inhalte vorbereiten |
Tipps
- Nutzen Sie Besprechungsreihen für wiederkehrende Meetings.
- Strukturieren Sie Ihre Agenda vorab für effizientere Besprechungen.
- Verwenden Sie klare Benennungen für Themen und Unterpunkte.
- Halten Sie Teilnehmerlisten aktuell, um die Zusammenarbeit zu verbessern.